Pengertian dan Tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood yang
diterjemahkan oleh A.A. Jusuf (2000, p1), pengertian sistem informasi akuntansi
adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk
mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam
pengambil keputusan.
Sedangkan menurut Rama dan Jones (2003, p5),
mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai subsistem dari sistem
informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, seperti
informasi yang dihasilkan dari proses rutin transaksi akuntasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu
kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data
akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang
dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001, pp19-20), sistem informasi
memiliki empat tujuan umum dalam penyusunannya, yaitu :
1. Untuk
menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. ada, baik mengenai
mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
2. Untuk
memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah.
3. Untuk
memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk
memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan
kekayaan perusahaan.
4. Untuk
mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Menurut Hall (2001, p18), mengatakan pada dasarnya
tujuan disusunnya sistem informasi akuntasi adalah :
1. Untuk
mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke
tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar.
Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai
eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta
lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari
berbagai laporan pertanggungjawaban.
2. Untuk
mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para
manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab
pengambilan keputusan.
3. Untuk
mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi
menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan
tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif. adalah untuk mendukung
kegiatan operasi perusahaan dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas
kegiatan operasional perusahaan, khususnya dalam proses arus informasi
akuntansi.
Sistem informasi akuntansi berbasis KOMputer
Sistem
Informasi Akuntansi pada masa sekarang ini sangat berkaitan dengan fungsi
layanan komputer. Berbagai aktivitasnnya seperti pemprosesan data, administrasi
basis data,dan yang lainya dapat diatur dalam sejumlah cara yang berbeda dengan
layanan komputer
Sistem informasi akuntansi dalam perusahaan yang sudah didukung oleh teknologi
informasi (SIA berbasis komputer) merupakan bagian dari sistem yang ada yang
dapat memberikan informasi bagi semua tingkat manajemen, mulai dari manajemen
tingkat atas (Top Level Management) seperti direktur dan Eksekutif, manajemen
menengah (Midle Level Management) seperti kepala cabang, divisi serta manajemen
tingkat bawah (Lower Level management) seperti mandor, supervisor.
Adapun
unsur-unsur yang ada dalam fungsi layanan computer adalah:
1.
Pemrosesan Data
Terpusat (centralized data processing)
Semua data dilakukan
oleh satu atau lebih computer besar yang ditempatkan di sebuah lokasi pusat dan
melayani para pengguna di seluruh perusahaan. Fungsi layanan computer biasanya
diperlakukan sebagai pusat biaya yang biaya operasionalnya dibebankan kembali
kepada para pengguna akhirnya.
2.
Administrasi
Basis Data
Perusahaan yang diatur
secara terpusat memelihara sumberdaya datanya dalam lokasi terpusat yang
digunakan bersama oleh pengguna akhir.
3.
Pemrosesan Data
Kelompok pemrosesan
data mengelola sumberdaya computer yang digunakan untuk pemrosesan rutin
transaksi. Ini terdiri atas berbagai fungsi organisasional berikut:
a. Pengendalian
data ( data control ): sebagai perantara antara pengguna akhir dengan
pemrosesan data.
b. Konversi
data (data conversion): menyalin data transaksi dari bentuk dokumen kertas ke
dalam media magnetis / disket yang sesuai untuk diproses oleh computer.
c. Perpustakaan
data(data library ):Ruang yang bersebelahan dengan pusat computer dan yang
menyediakan tempat penyimpanan yg aman bagi file data yang tidak aktif
Kegiatan pemrosesan data dilakukan oleh sistem informasi akuntansi (SIA/AIS) yang mengumpulkan data dari aktivitas perusahaan, merubahnya menjadi informasi dan menyediakan informasi tersebut bagi pengguna sisteminternal dan eksternal perusahaan. Pada tahap ini data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan perorangan danorganisasi dilingkungan perusahaan.
Pengolahan
data mempunyai enam tugas utama, yaitu :
1. Pengumpulan data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, setiap kegiatan dijelaskan
oleh sebuah record data. Sistem pengolahan data
mengumpulkan data yang menjelaskan
setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
2. Manipulasi data
Operasi manipulasi data yang mengubah data menjadi informasi, meliputi :
a. Pengklasifikasian (Classifying)
b. Penyortiran (Sorting)
c. Penghitungan (Calculating)
d. Perangkuman (Summarizing)
3. Penyimpanan data
Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan dapat diambil sewaktu-waktu dibutuhkan. Data saling terintegrasi secara logis hingga membentuk database. Hampir semua data yang tersimpan dalam database merupakan data akuntansi.
4. Penyiapan dokumen
SIA menghasilkan output yang digunakan oleh internal dan eksternaal perusahaan. Output dikeluarkan dengan dua cara :
a. By action, output dihasilkan ketika terjadi sesuatu. Misalnya pembuatan tagihan setiap kali pelanggan melakukan pemesanan.
b. By a time schedule, output dihasilkan berdasarkan waktu-waktu tertentu. Misalkan
pembayaran gaji karyawan setiap minggu.
5. Pengembangan
dan Pemeliharaan Sistem
Kebutuhan sistem
informasi para pengguna dipenuhi melalui dua fungsi yang saling berhubungan.
Para partisipan dalam pengembangan sistem meliputi :
§ Professional
sistem meliputi analisis sistem, desainer basis data, dan pemograman yang
mendesain dan membangun sistem. Hasil usaha mereka adalah sistem informasi yang
baru.
§ Pengguna
akhir adalah bagi siapa sistem dibangun. Mereka adalah para manajer yang
menerima lpaoran dari sistem dan para personel operasional yang bekerja secara
langsungdengan sistem tersebut sbagai tanggungjawab harian mereka.
§ Pemegang
kepentingan adalah orang-orang yang memiliki kepentingan atas sistem tersebut
tapi bukan pengguna akhirnya. Meliputi: akuntan,auditor internal dan eksternal,
dan pihak lain yang mengamati perkembangan sistem.
6.
Pemrosesan Data
Terdistribusi
Alternative
dari model terpusat adalah konsep pemrosesan data terdistribusi
( distributed data processing - DDP). DDp melibatkan pengaturan ulang
fungsi layanan computer menjadi unit pemrosesan informasi (information
processing unit – IPU) kecil yang didistribusikan ke para pengguna akhir
dan ditempatkan di bawah kendali mereka. IPU dapat didistribusikan berdasarkan
fungsi bisnis, lokasi geografis. Dalam tahun-tahun terakhir ini, DDP telah
menjadi kemungkinan ekonomi dan operasional dan telah mengubah secara
revolusioner operasi bisnis.
Kelemahan
DDP :
§ Hilangnya
kendali
§ Perusakan
jejak audit
§ Pemisahan
pekerjaan yang tidak memadai
§ Peningkatan
potensi kesalahan pemograman dan kegagalan sistem
§ Kurangnya
standart
Keuntungan
DDP :
§ Penghematan
biaya
Mikrokomputer
dan minicomputer yang canggih tetapi mahal,yang dari segi biaya efektif untuk
melakukan fungsi khusus, telah mengubah nilai nilai ekonomi pemrosesan data
secara dramatis. Perpindahan ke DDP dapat mengurangi biaya dalam dua area
lainnya:
1. Data
dapat dimasukkan dan diedit dalam IPU, dan
2. Kompleksitas
aplikasi dapat dikurangi.
§ Peningkatan
kepuasan pengguna
Hal
ini didasarkan dari tiga area kebutuhan yang seringkali dibiarkann tak
terpenuhi dalam pendekatan terpusat:
1. Pengguna
berkeinginan untuk mengendalikan sumberdaya yang mempengaruhi profitabilitasnya
2. Pengguna
menginginkan professional sistemyang responsive sesuai situasi pengguna.
3. Pengguna
ingin terlibat lebih aktif dalam pengembangan dan implementasi sistem yang
digunakannya.
§ Peningkatan
efisiensi operasional.
Dengan
melihat keterkaitan antara Sistem Informasi Akuntansi dengan layanan komputer
maka dapat dikatakan bahwa sekarang sistem informasi akuntansi sudah berbasis
komputer. Maka dari itu harus dibahas juga tentang basis data, modelling dan
aplikasi yang merupakan komponen pengolahan data didalam sistem informasi
akuntansi berbasis komputer.
§ Model
Proses Manual
Adalah
bentuk sistem yang paling tua dan paling tradisional. Sistem ini terdiri dari
berbagai kegiatan, sumberdaya, dan personel fisik yang merupakan ciri banyak
proses bisnis. Meliputi: pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku, produksi
barang untuk dijual,pengiriman barang ke pelanggan, penempatan pesanan ke
pemasok.
§ Model
File Datar
Menjelaskan
sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file
lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya
sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemrosesan datanya
dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem
terintegrasi.
Masalah
signifikan dalam file datar adalah:
a. Penyimpanan
data : sistem informasi yang efisien hanya menangkap dan menyimpan data sekali
serta membuatnya menjadi sebuah sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang
membutuhkannya.
b. Pembaruan
data : perusahaan memilki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file
dan yang membutuhkan pembaharuan berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan.
c. Kekinian
informasi : jika informasi yang baru tidak disebarkan secara tepat, perubahan
tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya
keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluwarsa.
d. Dependensi
pekerjaan-data : adalah ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan
informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah.
e. File
flat membatasi integrasi data : strukturisasi semacam ini dapat tidak
memasukkan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat
keberhasilan integrasi data di perusahaan.
§ Model
Basis Data
Perusahaan
dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan
mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data. Akses ke sumber daya
data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data (database management
sistem-DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang deprogram untuk
mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.
§ Model
REA (Resource Event Agent)
REA
adalah model bagaimana sebuah sistem akuntansi dapat kembali direkayasa untuk
usia komputer. REA awalnya diusulkan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy
sebagai model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, peristiwa dan
agen.
REA
adalah model yang populer dalam sistem informasi akuntansi (SIA). Tapi ini
jarang terjadi pada praktik bisnis-perusahaan tidak dapat dengan mudah
membongkar sistem warisan mereka untuk memenuhi tuntutan radikal REA's.
Model
REA menghilangkan objek akuntansi banyak yang tidak diperlukan dalam usia
komputer. Yang paling terlihat dari ini adalah debit dan kredit-double-entry
pembukuan menghilang dalam sistem REA. Banyak buku besar umum juga menghilang,
setidaknya sebagai obyek persisten, - misalnya, piutang atau hutang. Komputer dapat
menghasilkan account tersebut secara real time menggunakan catatan sumber
dokumen.
Model
REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk
melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan:
entity apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan
relationship antara entity dalam database SIA.
Tipe
entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu:
1. Resources,
2. Events
3. Agents.
Resources
didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi
tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan,
gudang, pabrik, dan tanah.
Events
menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan
informasi untuk tujuan perencanaan pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas
penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah
jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi
aktivitas tersebut
Sedangkan
Agents adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas
dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan
pengevaluasian. Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok.
1. ERD
(Entity Relationship Diagram)
Model Entity
Relationship diperkenalkan pertama kali oleh P.P. Chen pada tahun 1976.
Model ini dirancang untuk menggambarkan persepsi dari pemakai dan berisi obyek-obyek
dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut yang
disebut relationship. Pada model ER ini semesta data yang ada dalam dunia
nyata ditransformasikan dengan memanfaatkan perangkat konseptual menjadik
sebuah diagram, yaitu diagram ER ( Entity Relationship)
Diagram Entity-Relationship melengkapi
penggambaran grafik dari struktur logika. Dengan kata lain Diagram E-R
menggambarkan arti dari aspek data seperti bagaimana entity-entity,
atribut-atribut dan relationship-relationshipdisajikan. Sebelum membuat
Diagram E-R , tentunya kita harus memahami betul data yang diperlukan dan ruang
lingkupnya. Di dalam pembuatan diagram E-R perlu diperhatikan penentuan sesuatu
konsep apakah merupakan suatu entity, atribut atau relationship.
Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship
Model (ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi
data. Entity-Relationshipadalah salah satu metode pemodelan basis data
yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data
semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional,
dan ketentuannya bersifat top-down.
2. Sistem
ERP
Perencanaan
sumber daya perusahaan (enterprise resourse planning) adalah model sistem
informasi yang memungkinkanperusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan
berbagaia proses bisnis utamanya. Implementasi sistem ERP dapat berupa
pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun.
Karena kompleksitas dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia atau dapat
menyediakan sumber daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk
mengembangkan sistem ERP secara internal. Jadi, semua ERP adalah produk
komersial. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal,tetapi penghematan dari segi
efisiensi akan sangat signifikan.
Aplikasi dalam sistem informasi akuntansi terbagi menjadi 2 yaitu, Aplikasi
siklus pendapatan dan pegeluaran serta Aplikasi siklus prosuksi dan keuangan.
Berikut ini adalah penjelasan keduanya
APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN
§
Aplikasi Siklus Pendapatan.
Siklus
pendapatan bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang
dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen. Perusahaan
yang masih menggunakan system proses manual , dokumennya berbentuk
hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi memudahkan dalam pencatatn
peneluaran dan pendapatan Tujuan perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan
:
1. Mencatat
permintaan penjualan agar tepat dan akurat
2. Memverifikasi
kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan
barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan
penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Membukukan
penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
6. Mengamankan
kas sampai dilakukan penyetoran barang
§ Aplikasi
Siklus Pengeluaran.
Siklus
ini memproses transaksi yang menggambarkan peristiwa ekonomi berikut :
permintaan barang, penerimaan barang, mencatat kewajiban untuk membayar barang,
dan membayar untuk barang itu. Pada siklus ini, sistem akuntansi yang
didasarkan pada komputer menggunakan empat aplikasi :
1. Aplikasi
pembelian.
2. Aplikasi
penerimaan.
3. Aplikasi
surat bukti.
4. Aplikasi
disbursemen kas.
Tujuan
system pengeluaran yaitu:
1. Menjamin
barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima
barang dalam kondisi baik.
3. Menentukan
faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.Mencatat dan
mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
4. Mengirimkan
uang ke pemasok yang tepat.
5. Menjamin
semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN
Aplikasi
siklus produksi dan keuangan. Siklus produksi memproses transaksi akuntansi
yang mencatat empat peristiwa ekonomi diantaranya permintaan barang dan jasa
oleh pelanggan, pengiriman barang atau jasanya, permintaan pembayaran, dan
tanda terima pembayaran.
Aplikasi
- Aplikasi Siklus Produksi
Ada
empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
§
Perancangan
Produk
Desain
produk dapat didefinisikan sebagai generasi ide, pengembangan konsep, pengujian
dan pelaksanaan manufaktur (objek fisik) atau jasa. Desainer produk konsep dan
mengevaluasi ide-ide, membuat mereka nyata melalui produk dalam pendekatan yang
lebih sistematis. Peran seorang desainer produk meliputi berbagai karakteristik
manajer pemasaran, manajer produk, industri dan desain insinyur perancang.
§ Perencanaan
dan Penjadwalan
Perencanaan
dan penjadwalan adalah satu kegiatan yang sangat penting untuk meningkatkan
efisiensi dalam organisasi pemeliharaan dan untuk mencapai pemeliharaan tingkat
dunia.
§
Operasi
Produksi
Operasi
adalah kegiatan merubah bentuk bukan pada hasilnya. Kegiatan operasi dapat
dilakukan oleh lembaga pencari laba, misalnya perusahaan mebel, jasa angkutan,
dan lembaga bukan pencari laba, misalnya panti asuhan. Pengertian dari produksi
adalah kegiatan menghasilkan barang untuk tujuan memperoleh keuntungan
§ Akuntansi
Biaya
Suatu
bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan
analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi
untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan
sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata
uang.
Aplikasi
Siklus Keuangan
Siklus
ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital
untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :
§ Sistem
Pemilikan
Sistem
berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan,
sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk
memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan
menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah
komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol
terhadap sesuatu.
§ Sistem
Catatan Jurnal
Pencatatan
transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan
pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan
oleh seorang ahli pembukuan.
§ Sistem
Pelaporan Keuangan
Laporan
keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode
akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut.
Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan
yang lengkap biasanya meliputi :
1. Laporan
neraca
2. Laporan
laba/rugi
3. Laporan
Perubahan Ekuitas
4. Laporan
perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa Laporan arus kas atau
Laporan arus dana
5. Catatan
dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari
laporan keuangan
Sumber
:
